Word szövegszerkesztés kezdőknek › 11.1 lecke
Word tanfolyam · 11.1 lecke
Törzsdokumentum és adatforrás
Az osztály szülői estjére harminc meghívót kell küldeni, mindegyiket a szülő és a gyerek nevével. Harmincszor átírni egy levelet? Felesleges! A körlevéllel egyszer megírod a levelet, egyszer elkészíted a névsort, és a Word összefésüli őket. Kezdődik a 11. fejezet!
- ⏱ kb. 45 perc
- 🎯 kezdőknek
- 🎒 7. osztálytól
A lecke végére
- elmagyarázod, mi a körlevél;
- megkülönbözteted a törzsdokumentumot és az adatforrást;
- ismered a körlevél típusait;
- jó adatforrást tervezel;
- felelősen bánsz a személyes adatokkal.
Ehhez használod
Mi a körlevél?
📖 Fogalomtár
- Körlevél (egyesítés)
- Egy törzsdokumentum és egy adatforrás összefésülése sok személyre szóló dokumentummá.
- Törzsdokumentum
- A közös szöveg (minden levélben ugyanaz) és a körlevélmezők, ahová a változó adatok kerülnek.
- Adatforrás
- Táblázat a változó adatokkal (nevek, osztályok…). Egy sor egy címzett.
- Körlevélmező
- Helyőrző a törzsdokumentumban, például «Keresztnév».
🔮 Jósold meg!
Az adatforrásban 30 sor van (fejléc nélkül), a törzsdokumentum egyoldalas. Hány oldalas lesz az egyesített dokumentum?
Megoldás
30 oldalas: minden címzett egy saját oldalt kap (minden levél külön szakaszban, 8.3). Ha egy adatot javítani kell, nem a 30 levelet javítod, hanem az adatforrás egy sorát, és újra egyesítesz (11.5).
A körlevél típusai
Levelezés lap → Körlevél indítása:
| Típus | Példa |
|---|---|
| Levelek | névre szóló meghívó, értesítő, oklevél |
| E-mail üzenetek | személyre szóló e-mailek (levelezőprogram kell hozzá) |
| Borítékok | címzett borítékok (11.6) |
| Címkék | névkártyák, címetikettek egy lapon (11.6) |
| Címtár | egyetlen lista az összes adatból (például telefonkönyv) |
💡 Varázsló
A Körlevél indítása menü alján a Lépésenkénti körlevél varázsló hat lépésben végigvezet mindenen. Kezdőknek jó kapaszkodó; a tanfolyam a gombokat mutatja, mert azokkal gyorsabb.
Egy jó adatforrás szabályai
Az adatforrás lehet Word-táblázat, Excel-munkafüzet vagy a Wordben készített új lista (11.2). Mindegyikre ugyanazok a szabályok érvényesek:
✅ Öt szabály
- Az első sor az oszlopnevek sora (fejléc): Vezetéknév, Keresztnév, Osztály…
- Egy sor = egy címzett, egy oszlop = egy adatfajta.
- Nincs cím a táblázat fölött a táblázatban, nincsenek egyesített cellák (7.5) és üres sorok.
- Az adatokat bontsd szét: a vezetéknév és a keresztnév külön oszlop, mert így írhatod azt, hogy „Kedves Anna!”.
- Rövid, egyértelmű oszlopnevek, ékezettel is lehet, de szóköz nélkül biztonságosabb (például
Keresztnev).
🔐 Személyes adatok
A névsor, a cím és a telefonszám személyes adat. Gyakorláshoz kitalált neveket használj. Valódi listát csak tanári engedéllyel, a szükséges adatokkal készíts, és ne oszd meg, ne hagyd közös gépen (1.6).
Kihívás: tervezd meg a körlevelet!
📨 Szakköri meghívó terve
- Írd meg egy kitalált szakkör (például robotika) meghívójának szövegét. A változó részek helyére egyelőre szögletes zárójeles helyőrzőt írj: „Kedves [Keresztnév]!”, „Szakkör: [Szakkör]”.
- Mentsd:
meghivo-torzs. - Új dokumentumban készíts egy Word-táblázatot az adatforráshoz:
Vezeteknev,Keresztnev,Osztaly,Szakkoroszlopokkal és legalább 8 kitalált sorral. - Ellenőrizd az öt szabályt. Mentsd:
meghivo-adatok. (A 11.2–11.5-ben ebből készül a körlevél.)
Hibavadászat
🐞 1. Peti harminc levele
Peti harmincszor másolta be a meghívót egy dokumentumba, és mindegyikben kézzel írta át a nevet. Kétszer elírta, egyszer kimaradt egy név, és most a dátum is változott: harminc helyen kell javítania.
Mi a megoldás?
Ez a körlevél dolga! Peti készítsen egy törzsdokumentumot és egy névsort, és egyesítse őket. Ha a dátum változik, egyetlen helyen javít, és újra egyesít.
🐞 2. Lili furcsa oszlopnevei
Lili táblázatának első sorában egy egyesített cím áll: „6. a névsora”, és csak a második sorban jönnek az oszlopnevek. A Word az oszlopok nevét nem ismerte fel, és a „6. a névsora” lett az egyetlen oszlopnév.
Mit tegyen?
Az adatforrás első sorának az oszlopneveknek kell lenniük (1. szabály). Lili törölje a címsort a táblázatból (7.4); a címet, ha kell, a táblázat fölé, külön bekezdésbe írja, vagy a fájlnévbe.
Összefoglalás
- Körlevél: törzsdokumentum + adatforrás = sok személyre szóló dokumentum.
- Levelezés → Körlevél indítása: levél, e-mail, boríték, címke, címtár.
- Adatforrás: első sor oszlopnevek, egy sor egy címzett, nincs egyesítés és üres sor.
- A neveket bontsd vezeték- és keresztnévre.
- Gyakorlásnál kitalált adatokat használj!
👩🏫 Tanároknak
Kerettantervi kapcsolódás
NAT 2020, Digitális kultúra, 7–8. évfolyam: Szövegszerkesztés (körlevél), Adatkezelés (adatforrás szerkezete, rekord és mező fogalma, előkészítés az adatbázisokhoz), Az információs társadalom (személyes adatok védelme).
Módszertan
A lecke a körlevél fogalmi alapjait (törzsdokumentum, adatforrás, mező) rendezi, mielőtt a technikai lépések jönnének. Az adatforrás öt szabálya az adatbázis-kezelés rekord–mező szemléletét készíti elő, és a 7. fejezet táblázattudására épít. A szakköri meghívó a fejezet végigvitt gyakorlata.
Időterv
Mi a körlevél és jóslás: 10 perc. Típusok: 6 perc. Jó adatforrás: 9 perc. Tervezés: 15 perc. Hibavadászat: 5 perc.
Következő lecke: 11.2 Címzettlista létrehozása és összekapcsolása
A névsor összekapcsolása a törzsdokumentummal: Word-táblázatból, Excelből vagy új listából.