Word szövegszerkesztés kezdőknek › 11.2 lecke
Word tanfolyam · 11.2 lecke
Címzettlista létrehozása és összekapcsolása
Megvan a meghívó szövege és a névsor is (11.1). Most „össze kell kötni” őket: meg kell mondanod a Wordnek, melyik táblázatból vegye a neveket. Ebben a leckében megtanulod kiválasztani vagy létrehozni a címzettlistát, és megismered, mire figyelj, hogy a kapcsolat el ne szakadjon.
- ⏱ kb. 45 perc
- 🎯 kezdőknek
- 🎒 7. osztálytól
A lecke végére
- elindítod a körlevelet a törzsdokumentumban;
- létező Word-táblázatot vagy Excel-munkalapot kapcsolsz hozzá;
- új címzettlistát írsz be a Wordben;
- a Címzettlista szerkesztésével kizársz címzetteket;
- úgy tárolod a fájlokat, hogy a kapcsolat megmaradjon.
Ehhez használod
A körlevél elindítása
- Nyisd meg a törzsdokumentumot (
meghivo-torzs, 11.1). - Levelezés → Körlevél indítása → Levelek.
- Címzettek kiválasztása: válaszd a megfelelő lehetőséget (lásd lent).
📖 Fogalomtár
- Címzettlista
- A törzsdokumentumhoz kapcsolt adatforrás.
- Rekord
- Az adatforrás egy sora, vagyis egy címzett összes adata.
- Mező
- Az adatforrás egy oszlopa, például Keresztnév.
Létező lista használata
- Címzettek kiválasztása → Létező lista használata.
- Keresd meg és nyisd meg az adatfájlt: Word-dokumentum táblázattal (
.docx), Excel-munkafüzet (.xlsx) vagy szövegfájl (.csv, 7.10). - Excelnél: válaszd ki a jó munkalapot (például
Munka1$), és hagyd bekapcsolva: Az első adatsor oszlopfejléceket tartalmaz. - Kattints az OK gombra. A Levelezés lap gombjai most aktívvá válnak.
💡 Melyik a jobb adatforrás?
Ha a névsor már megvan Excelben (például az osztályfőnöktől), azt használd. Ha neked kell elkészíteni, egy Word-táblázat (7.3) vagy egy Excel-munkalap egyaránt jó; az Excelben könnyebb rendezni és szűrni.
Új lista beírása
Ha még nincs adatfájlod: Címzettek kiválasztása → Új lista beírása. Egy táblázatszerű ablakban írhatod be a címzetteket; az Oszlopok testreszabása gombbal átnevezheted, törölheted vagy felveheted az oszlopokat (például Szakkör). Az OK után a Word egy saját adatfájlba menti a listát (alapból a Dokumentumok mappán belüli Saját adatforrások mappába). Adj neki beszédes nevet!
🔮 Jósold meg!
A Wordben beírt új listát később Excelben szeretnéd folytatni. Közvetlenül megnyílik az Excelben?
Megoldás
Nem feltétlenül kényelmesen: a Word az új listát egy adatbázisfájlba menti, nem Excel-munkafüzetbe. Ezért ha a listát később máshol is használnád, érdemesebb eleve Word-táblázatként vagy Excel-munkalapként elkészíteni, és a Létező lista használata lehetőséggel kapcsolni.
A Címzettlista szerkesztése
A Levelezés lap Címzettlista szerkesztése gombjával megnyílik a Körlevél címzettjei ablak. Itt minden sor előtt egy jelölőnégyzet van: ha kikapcsolod, az a címzett nem kap levelet (például aki már jelezte, hogy nem jön). Az adatforrás neve alatt a Szerkesztés gombbal az adatokat is javíthatod. A szűrésről és a rendezésről a 11.4-ben tanulsz.
A kapcsolat megőrzése
⚠️ A törzsdokumentum az adatfájl helyét jegyzi meg
A Word a törzsdokumentumban nem a neveket, hanem az adatfájl helyét és nevét tárolja. Ha az adatfájlt áthelyezed, átnevezed vagy törlöd, a törzsdokumentum következő megnyitásakor nem találja.
✅ Jó szokások
- A törzsdokumentum és az adatforrás legyen ugyanabban a mappában (például
Korlevel-meghivo, 1.6). - Az adatfájlt a kapcsolás után ne nevezd át.
- Ha egy törzsdokumentum megnyitásakor a Word egy SQL-parancsról kérdez, az a szokásos megerősítés, hogy az adatokat be szeretnéd-e tölteni: saját, ismert fájlnál válaszd az Igen lehetőséget; idegen, ismeretlen dokumentumnál inkább ne.
📨 Kihívás: kapcsold össze!
- Tedd a
meghivo-torzsés ameghivo-adatokfájlt egy közös mappába. - A törzsdokumentumban indítsd el a körlevelet (Levelek), és kapcsold hozzá a
meghivo-adatoktáblázatát. - Nyisd meg a Címzettlista szerkesztése ablakot, és kapcsolj ki egy címzettet.
- Gyakorlásként készíts egy második, háromfős listát az Új lista beírása lehetőséggel is, majd kapcsold vissza a
meghivo-adatokfájlt. - Mentsd a törzsdokumentumot, zárd be, nyisd meg újra: megmaradt a kapcsolat?
Hibavadászat
🐞 1. Peti üres Excel-listája
Peti az osztályfőnöktől kapott Excel-fájlt kapcsolta, de a Címzettlista üres.
Mi a megoldás?
Az Excel-fájlban több munkalap van, és Peti egy üreset választott ki. Kapcsolja újra a listát, és a munkalapválasztó ablakban azt jelölje ki, amelyen a névsor van; az első sor oszlopfejléceket tartalmaz beállítás maradjon bekapcsolva.
🐞 2. Lili elveszett névsora
Lili átnevezte a névsorát nevsor-vegleges-re, és áthúzta egy másik mappába. A meghívó megnyitásakor a Word jelezte, hogy nem találja az adatforrást.
Mit tegyen?
A törzsdokumentum a régi helyet és nevet jegyezte meg. Lili a Word kérésére tallózza ki a fájl új helyét, vagy válassza újra: Címzettek kiválasztása → Létező lista használata. Legközelebb a két fájl maradjon egy mappában, és a kapcsolás után ne nevezze át az adatfájlt.
Összefoglalás
- Indítás: Levelezés → Körlevél indítása → Levelek.
- Címzettek kiválasztása: Új lista beírása, Létező lista használata (Word, Excel, CSV), Outlook.
- Excelnél: a jó munkalap és az első sor oszlopfejléc beállítás.
- Címzettlista szerkesztése: címzettek kizárása, adatok javítása.
- A törzsdokumentum és az adatfájl maradjon egy mappában, és ne nevezd át az adatfájlt!
👩🏫 Tanároknak
Kerettantervi kapcsolódás
NAT 2020, Digitális kultúra, 7–8. évfolyam: Szövegszerkesztés (körlevél adatforrása), Adatkezelés (rekord, mező, fájlok közötti kapcsolat), A digitális eszközök használata (fájlok elérési útja).
Módszertan
A lecke a fájlok közötti kapcsolat fogalmát (elérési út) teszi tapasztalhatóvá, ami a hivatkozások és az adatbázisok megértésének alapja. A jóslás az új lista mentési formátumára hívja fel a figyelmet. A biztonsági megerősítés (SQL-parancs) kapcsán a diák megtanulja, hogy ismeretlen dokumentumnál óvatosnak kell lennie.
Időterv
Indítás: 5 perc. Létező lista: 9 perc. Új lista és jóslás: 8 perc. Szerkesztés: 5 perc. A kapcsolat és kihívás: 14 perc. Hibavadászat: 4 perc.
Következő lecke: 11.3 Körlevélmezők beszúrása
«Keresztnév», «Osztály»: így kerülnek a változó adatok a levél pontos helyére.